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Création et envoi de factures en ClientExec

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Lorsque vous vous abonnez à un forfait d’hébergement via ClientExec, il tente de créer un abonnement récurrent si vous utilisez un processeur de paiement comme PayPal. De cette façon, les factures et les paiements sont pris en charge automatiquement des articles standard. Mais parfois, vous devez créer des factures manuelles spéciales pour les articles qui ne correspondent pas exactement dans aucune catégorie. demandes supplémentaires pour l’espace de bande passante ou d’un disque, les frais de retard, etc. sont autant d’exemples de ce type de facturation. Heureusement pour nous, ClientExec a un riche ensemble de fonctionnalités de facturation qui vous permet de créer des types détaillés de facturation et de les envoyer aux clients avec toutes les notifications appropriées et des options de paiement.

Courons à travers le processus de création d’une facture de base, et regardant du point de vue du client pour voir à quoi il ressemble et comment ils peuvent payer.

Mise en place des types de facturation

types de facturation vous permettent de disposer les différents éléments supplémentaires que les clients peuvent exiger le long du chemin. Bien que vous pouvez modifier les montants de la facture réelle elle-même, ceux-ci servent de modèle de base. Le type de facturation par défaut est déjà présent « Divers », si cela peut servir de catégorie fourre-tout pour les articles qui ne vous appartiennent pas ailleurs. Connectez-vous à ClientExec et cliquez sur le lien « Paramètres » en haut de la page. Sous la rubrique « Facturation », vous voyez l’icône « Types de facturation ».

types de facturation

Comme mentionné ci-dessus, vous aurez probablement envie de créer quelques types de facturation supplémentaires en plus de « Divers ». Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Ajouter un type ». La fenêtre pop-up vous demandera un ensemble de questions de base pour chaque type de facturation comme indiqué ci-dessous.

Ajouter un nouveau type de facturation

Ajoutez simplement le nom, la description et le prix du type de bâtiment et cliquez sur « Soumettre ». Dans cet exemple de test, j’ai ajouté quatre éléments de facturation supplémentaires. Cela me permettra de créer une belle facture personnalisée pour mon client à l’étape suivante.

Création et envoi de la facture

Les nouvelles factures sont envoyées directement depuis l’interface « Détails du client » au ClientExec. Cela signifie que vous ne pouvez pas envoyer une facture à un ID e-mail au hasard sans avoir un client qui a déjà signé. Connectez-vous à ClientExec, et passez votre souris sur le lien « Comptes » dans la barre d’outils. Le menu déroulant résultant vous permettra de sélectionner le lien « Tous les clients », vous présentant ainsi une liste de ceux qui utilisent vos produits. Choisissez le client à qui vous souhaitez envoyer la facture et cliquez sur son nom. Dans l’écran suivant, sélectionnez l’onglet « Factures » comme indiqué ici:

ajouter facture

Choisissez « Ajouter facture ». Droit au début, vous avez la possibilité de créer un « projet de facture ». Cela vous permet de le conserver sous forme de projet sans le faire payer. Une autre option sur la droite vous permet de fusionner cette facture avec la prochaine généré automatiquement un. Cela peut ou ne peut pas être une bonne option pour vous en fonction du type de facture que vous envoyez à votre client.

C’est là que vous arrivez à utiliser les « Types de facturation » que vous avez créés précédemment. Appuyez sur le bouton « Ajouter une ligne » et vous pouvez sélectionner un nouveau type de facturation dans la liste déroulante suivante pour chaque élément. Dans cet exemple de test, je l’ai utilisé trois nouveaux types de facturation.

éléments de la facture

Si vous décidez de ne pas l’enregistrer comme brouillon, vous pouvez l’envoyer à votre client immédiatement. 

Ils seront informés de la facture aussi longtemps que vous avez mis en place le « de » e-mail ID dans le champ « Facturation générale » sous « Paramètres ». Voici un exemple d’un e-mail de l’échantillon reçu du service de facturation aviser les clients d’une nouvelle facture.

e-mail de facturation

L’e-mail contient également un lien qu’ils peuvent utiliser pour accéder à l’écran « Paiements » au ClientExec. Vous pouvez le voir dans la capture d’écran ci-dessous que la facture apparaît sur leur écran aussi bien – vous pouvez même le télécharger au format PDF. Enfin, ils peuvent facilement utiliser l’option de paiement intégré à l’intérieur ClientExec lui-même.

Payer sa commande

L’ensemble du processus de la création de la facture au paiement est lisse et hasslefree. ClientExec le rend facile pour vous d’ajouter des options manuelles de facturation à vos clients et leur permettre d’effectuer des paiements sans accroc.

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