Ce guide actualisé présente les étapes essentielles concernant 8 conseils pour gérer google workspace. Les intitulés peuvent varier légèrement selon la version du service, le niveau de licence et les droits accordés au compte.
En tant qu’administrateur de votre compte Google Workspace, vous allez découvrir une nouvelle façon de gérer les services de vos utilisateurs depuis le cloud. Il peut simplement s’agir d’ajouter des utilisateurs à votre compte, d’activer leur messagerie et de leur donner accès aux services.
Nous vous recommandons toutefois de tirer pleinement parti des autres fonctionnalités de Google Workspace qui permettent d’aller encore plus loin dans le contrôle de la sécurité et des données de vos utilisateurs. Voici quelques conseils clés pour gérer Google Workspace au sein de votre organisation.
1. Ajouter des comptes utilisateur et gérer les services dans la console d’administration Google
Pour que les membres de votre organisation puissent utiliser Google Workspace, vous devez les ajouter à votre compte. Vous pouvez réaliser cette opération sur n’importe quel ordinateur ou même sur votre appareil mobile via la console d’administration Google.
Dans un navigateur Web, accédez à l’adresse admin.google.com et connectez-vous à l’aide du nom d’utilisateur et du mot de passe de votre compte administrateur. Vous pouvez également utiliser la console d’administration pour gérer les services et mots de passe des utilisateurs, ainsi que tous les autres éléments de votre compte.
2. Ajouter des niveaux de sécurité et de confidentialité supplémentaires
L e produit Google Workspace comprend de nombreuses fonctionnalités de sécurité essentielles conçues pour protéger les données que vous placez sur nos systèmes. Nous vous conseillons également de suivre nos bonnes pratiques concernant la sécurité et d’ajouter des niveaux de sécurité supplémentaires comme la validation en deux étapes, pour accroître la sécurité des mots de passe, ou les mesures antispoofing, pour combattre l’utilisation abusive de la messagerie.
3. Contrôler l’accès des utilisateurs aux fonctionnalités et services
À l’origine, la plupart des services sont activés pour tous vos utilisateurs. Vous pouvez néanmoins utiliser votre console d’administration pour désactiver certains services, si vous ne voulez pas qu’ils soient utilisés, ou pour adapter leur fonctionnement à vos besoins.
4. Transférer votre messagerie professionnelle dans Gmail
Les utilisateurs que vous ajoutez à votre compte Google Workspace obtiennent une adresse e-mail sur le domaine que vous avez fourni lors de la création de votre compte. Ils peuvent utiliser cette adresse dans le service Gmail de Google Workspace.
5. Utiliser nos ressources de formation et de déploiement Pour que le déploiement de Google Workspace auprès de vos utilisateurs s’effectue dans les meilleures conditions, nous avons préparé un grand nombre de ressources, telles que des modules de formation intégrés aux applications, destinés aux administrateurs et aux utilisateurs. Vous pouvez également orienter vos utilisateurs vers le Centre de formation Google Workspace.
Ils y trouveront des guides de démarrage rapide, des vidéos, ainsi que des conseils adaptés aux professionnels. En outre, consultez notre site de déploiement pour obtenir des plans de déploiement, des guides techniques et des modèles permettant de concevoir votre propre centre de formation.
5. Octroyer des droits d’administrateur aux membres de votre service informatique
Quelle que soit la taille de votre organisation, nous vous recommandons de répartir la responsabilité de la gestion des utilisateurs et services entre plusieurs utilisateurs de confiance. Pour ce faire, octroyez à ces derniers des droits d’administrateur.
Lorsqu’un administrateur se connecte à son compte Google Workspace, il est orienté, tout comme vous, vers la console d’administration.
7. Gérer le lancement des nouvelles fonctionnalités
Google Workspace fonctionne entièrement sur le Web. Vous et vos utilisateurs bénéficiez donc automatiquement des nouvelles fonctionnalités et mises à jour, sans avoir à installer ou mettre à jour un quelconque logiciel. Vous pouvez toutefois suivre facilement les lancements à venir via l’agenda des mises à jour ou sur notre blog.
8. Gérer à distance l’ensemble des appareils mobiles de votre organisation
Utilisez votre console d’administration pour gérer les appareils mobiles des utilisateurs. Appliquez des règles de sécurité relatives à l’utilisation des appareils mobiles au sein de votre organisation, effacez à distance les données des appareils perdus ou volés, etc.
Avant de commencer
- Vérifiez que vous utilisez un compte disposant des autorisations nécessaires.
- Effectuez une sauvegarde ou notez la configuration actuelle avant une modification importante.
- Contrôlez la documentation officielle correspondant à la version actuellement installée.
Contrôles après l’opération
Vérifiez le résultat avec un compte de test avant de généraliser le changement. En cas d’erreur, consultez les journaux disponibles et restaurez la configuration précédente si nécessaire.
Sources et références
- Aide pour les administrateurs Google Workspace — Source officielle
